Fatturazione e addebiti amministrativi
Una guida chiara per capire fatturazione a terzi, responsabilità di pagamento, rettifiche, addebiti successivi e contestazioni su fatture o costi di spedizione.
La fatturazione non riguarda solo chi paga, ma anche chi resta responsabile dei costi.
In una spedizione possono essere coinvolti più soggetti: mittente, destinatario, cliente che richiede il servizio, eventuale terza parte pagante e soggetti coinvolti in import, export, dogana o consegna.
Anche quando una spedizione viene impostata con fatturazione a destinatario o a terzi, chi avvia o richiede la spedizione può restare responsabile dei costi se il destinatario o la terza parte non paga, rifiuta l’addebito o non dispone di un account valido.
Per questo è importante chiarire prima chi paga la spedizione, chi paga eventuali dazi e imposte, quali dati devono essere indicati e cosa può accadere se durante il transito emergono costi aggiuntivi, rettifiche o addebiti amministrativi.
Pagatore
Il soggetto indicato per il pagamento deve essere corretto, valido e autorizzato.
Responsabilità
Chi richiede la spedizione può restare responsabile se altri soggetti non pagano.
Rettifiche
Peso, misure, servizio, indirizzo o dati errati possono generare addebiti successivi.
Contestazioni
Una contestazione deve essere documentata con dati precisi e nei tempi previsti.
Nota importante: la scelta di un pagatore diverso dal mittente non elimina automaticamente la responsabilità di chi ha richiesto o avviato la spedizione. Se il pagamento non viene accettato o completato, i costi possono essere richiesti al soggetto che ha generato la spedizione.
Voce tariffaria collegata alla fatturazione a terzi.
I valori sono gestiti dal pannello Tariffe Annuali. Sul sito pubblico viene mostrato solo il valore finale iPostin, già calcolato.
Fatturazione a terzi
La fatturazione a terzi si applica quando i costi della spedizione vengono addebitati a un soggetto diverso dal mittente e dal destinatario.
Questa opzione richiede che i dati della terza parte siano corretti, che il soggetto sia autorizzato al pagamento e che l’addebito possa essere accettato secondo le condizioni operative applicabili.
Se la terza parte rifiuta il pagamento, non è valida, non è autorizzata o non salda l’importo, i costi possono ricadere sul soggetto che ha richiesto o avviato la spedizione.
Alcuni costi possono emergere dopo la spedizione, quando i dati vengono verificati.
Non tutti i costi sono sempre visibili al momento della richiesta iniziale. Alcuni possono emergere dopo il ritiro, durante il transito, in fase di controllo operativo, in dogana o al momento della fatturazione.
Per esempio, possono nascere rettifiche se il peso reale o dimensionale è diverso da quello dichiarato, se le misure superano determinate soglie, se l’indirizzo è incompleto, se la consegna avviene in area soggetta a supplemento, se la merce richiede gestione speciale o se sono necessari documenti e servizi non previsti all’inizio.
Anche dazi, imposte, oneri doganali, costi di sdoganamento, spese anticipate o servizi accessori possono essere determinati o confermati dopo la spedizione, in base ai dati effettivi e alla valutazione delle autorità o del vettore operativo.
Una contestazione deve essere precisa, documentata e presentata nei tempi corretti.
Se il cliente ritiene che una voce sia errata, deve segnalarlo con informazioni complete. Una contestazione generica, senza documenti o senza riferimenti chiari, può non essere sufficiente per aprire una verifica corretta.
In caso di contestazione su una fattura o su un addebito, il cliente deve fornire almeno: numero fattura, numero di spedizione o lettera di vettura, voce contestata, motivo della contestazione, documenti disponibili e ogni prova utile.
iPostin può aiutare il cliente a ricostruire la voce e, se ci sono elementi validi, a gestire la richiesta verso il vettore operativo. Tuttavia l’esito dipende dai dati disponibili, dalle condizioni applicabili e dalle verifiche effettuate.
Per le spedizioni internazionali possono esserci costi non dipendenti solo dal trasporto.
Nelle spedizioni internazionali, soprattutto extra UE, possono applicarsi dazi, imposte, IVA, oneri doganali, costi di sdoganamento, anticipazioni o altri importi richiesti in base alla normativa del Paese di importazione.
Questi importi possono dipendere dal valore della merce, dalla descrizione, dall’origine, dal codice doganale, dal tipo di prodotto, dal motivo dell’esportazione, dagli Incoterms e dalla decisione delle autorità doganali.
Per questo è importante indicare sempre dati corretti e completi nella documentazione commerciale. Un valore errato, una descrizione generica o un codice doganale non coerente possono generare ritardi, costi aggiuntivi o importi diversi da quelli previsti.
Il metodo iPostin per fatturazione e addebiti amministrativi
L’obiettivo è evitare che il cliente scopra un costo solo dopo la spedizione. Per questo iPostin aiuta a leggere prima le possibili voci amministrative, doganali e operative.
Prima della spedizione è importante verificare chi paga, quali dati vengono indicati, se l’indirizzo è corretto, se il contenuto è dichiarato bene, se possono nascere dazi o imposte e se sono possibili rettifiche successive.
In caso di contestazione, il cliente deve fornire i documenti e i riferimenti necessari. iPostin può gestire la verifica verso il vettore operativo, ma solo sulla base di dati, prove e documentazione ricevuti dal cliente.
