Fattura
proforma
per spedizioni
extra UE
La fattura proforma può essere utilizzata quando una spedizione extra UE non deriva da una vendita diretta, ma deve comunque dichiarare in modo chiaro merce, valore, quantità, origine e motivo dell’invio.
Cos’è la fattura proforma e quando si usa
La fattura proforma è un documento utilizzato in alcune spedizioni extra UE quando l’invio non nasce da una vendita diretta, ma la merce deve comunque essere dichiarata alla dogana in modo chiaro e completo.
Può essere richiesta, ad esempio, per campioni, resi, riparazioni, sostituzioni, omaggi, materiale promozionale o invii senza pagamento. Anche in questi casi la spedizione deve indicare cosa contiene il collo, quale valore ha la merce, da dove proviene e per quale motivo viene inviata.
È importante ricordare che “proforma” non significa “senza valore”. Anche quando non c’è una vendita, la merce deve avere un valore realistico ai fini doganali, coerente con il contenuto reale della spedizione.
Quando può essere usata la fattura proforma
La fattura proforma può essere utilizzata quando la spedizione extra UE non nasce da una vendita commerciale vera e propria, ma la merce deve comunque essere dichiarata in modo chiaro per finalità doganali.
Campioni e materiale dimostrativo
Quando l’azienda invia campioni, articoli dimostrativi o materiale promozionale verso clienti, fornitori, fiere o partner commerciali fuori dall’Unione Europea.
Resi, riparazioni e sostituzioni
Quando la merce viene spedita per un reso, una riparazione, una sostituzione o un rientro temporaneo, senza una nuova vendita diretta al destinatario.
Omaggi o invii senza pagamento
Quando l’invio non prevede un pagamento da parte del destinatario, ma la merce deve comunque essere descritta, valorizzata e dichiarata correttamente.
Anche quando si usa una fattura proforma, la merce non deve essere indicata con valore zero se ha un valore reale. La dogana deve poter capire cosa contiene la spedizione, perché viene inviata e quale valore doganale dichiarare.
Cosa deve contenere la fattura proforma
Anche se non nasce da una vendita diretta, la fattura proforma deve descrivere la spedizione in modo chiaro. La dogana deve poter capire chi spedisce, chi riceve, cosa contiene il collo, quale valore ha la merce e per quale motivo viene inviata.
Mittente / esportatore
Ragione sociale, indirizzo completo, Paese, contatti e dati fiscali dell’azienda che prepara e spedisce la merce.
Destinatario / importatore
Dati completi del destinatario estero, inclusi indirizzo, referente, telefono, email e informazioni utili per la consegna.
Descrizione della merce
Descrizione chiara e specifica del contenuto. Evitare indicazioni generiche come “campioni”, “materiale” o “accessori”.
Valore doganale
Anche senza vendita, la merce deve avere un valore realistico ai fini doganali. La proforma non deve indicare valore zero se la merce ha valore.
Quantità e valuta
Numero di pezzi, unità o articoli spediti, insieme alla valuta utilizzata per indicare il valore dichiarato della merce.
Origine della merce
Paese in cui la merce è stata prodotta o trasformata in modo rilevante, che può essere diverso dal Paese da cui parte la spedizione.
Motivo dell’invio
Campione, reso, riparazione, sostituzione, omaggio, materiale promozionale o altra finalità devono essere indicati in modo comprensibile.
Codice HS se disponibile
Quando conosciuto, il codice doganale aiuta a classificare meglio la merce e a rendere più chiara la dichiarazione.
Riferimento e firma aziendale
Numero documento, data, riferimento interno, nominativo o firma dell’azienda aiutano a rendere il documento più completo e riconoscibile.
La fattura proforma deve essere coerente con la merce realmente spedita, con la finalità dell’invio e con i dati inseriti nella spedizione. In caso di dubbi, è meglio chiarire le informazioni prima della partenza.
Gli errori che possono rendere poco chiara una fattura proforma
Anche se la fattura proforma viene usata quando non c’è una vendita diretta, deve comunque essere compilata con attenzione. Dati generici, valori non realistici o motivazioni poco chiare possono creare dubbi e richieste di approfondimento.
Indicare valore zero
Anche se la merce non viene venduta, deve essere indicato un valore realistico ai fini doganali. “Valore zero” può creare problemi se la merce ha comunque un valore reale.
Descrivere la merce in modo generico
Scrivere solo “campioni”, “materiale”, “accessori” o “merce varia” può non essere sufficiente. È meglio spiegare cosa contiene realmente il collo.
Non indicare il motivo dell’invio
La causale è importante: campione, reso, riparazione, sostituzione, omaggio o materiale promozionale devono essere dichiarati in modo chiaro.
Confondere proforma e fattura commerciale
La proforma non sostituisce sempre la fattura commerciale. Va usata solo quando la natura dell’invio lo consente e quando non c’è una vendita diretta.
La fattura proforma deve aiutare a spiegare la spedizione, non a semplificare artificialmente i dati. Più le informazioni sono chiare, più è semplice gestire eventuali verifiche prima o durante lo sdoganamento.
Come iPostin aiuta nella preparazione della fattura proforma
La fattura proforma deve spiegare con chiarezza perché una merce viene spedita fuori dall’Unione Europea anche quando non c’è una vendita diretta. Per questo iPostin aiuta l’azienda a raccogliere le informazioni principali e a organizzarle in modo coerente.
Campioni, resi, riparazioni, omaggi o sostituzioni possono sembrare spedizioni semplici, ma richiedono comunque attenzione: la merce deve essere descritta correttamente, il valore deve essere realistico e la finalità dell’invio deve essere comprensibile.
Il supporto iPostin serve a ridurre confusione e improvvisazione, lasciando però chiaro che i dati relativi alla merce, al valore, all’origine, alla quantità e alle eventuali autorizzazioni devono essere forniti dall’azienda che spedisce.
Chiarire la finalità dell’invio
iPostin aiuta il cliente a distinguere se la spedizione riguarda campioni, resi, riparazioni, sostituzioni, omaggi o altra merce non venduta.
Ordinare i dati necessari
Descrizione merce, valore, quantità, valuta, origine e destinatario devono essere raccolti prima della spedizione e inseriti in modo coerente.
Evitare dichiarazioni generiche
Quando un dato è troppo vago o poco chiaro, iPostin può segnalare al cliente cosa approfondire prima della partenza.
Responsabilità delle informazioni
i dati dichiarati nella proforma devono essere forniti dal cliente e devono corrispondere alla merce realmente spedita.
Altri temi utili per completare la documentazione extra UE
La fattura proforma è collegata ad altri elementi importanti della spedizione: fattura commerciale, descrizione della merce, valore dichiarato, origine, codice doganale ed EORI.
Fattura commerciale per spedizioni extra UE
Quando la spedizione riguarda una vendita o una transazione commerciale, la fattura commerciale diventa il documento principale da preparare.
Scopri di più 02Descrizione merce, valore, quantità e valuta
Anche nella proforma, descrizione, valore, quantità e valuta devono essere chiari, realistici e coerenti con la merce realmente spedita.
Scopri di più 03Origine merce, codice HS ed EORI
Origine, classificazione doganale e codice EORI aiutano a identificare meglio azienda, merce e informazioni richieste per l’export.
Scopri di più